Các hình thức đào tạo nội bộ không chỉ là hoạt động của bộ phận đào tạo trong doanh nghiệp. Trong thực tế, người quản lý cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo và phát triển đội nhóm của mình.

Một quản lý hiệu quả không chỉ giao việc và theo dõi tiến độ công việc. Họ còn cần giúp nhân viên phát triển năng lực để có thể làm việc tốt hơn theo thời gian. Khi nhân viên hiểu rõ cách làm việc, cách phối hợp và cách giải quyết vấn đề, hiệu suất của cả đội nhóm cũng được cải thiện.

Vì vậy, khả năng tổ chức đào tạo cho đội nhóm là một trong những năng lực quan trọng của người quản lý. Thay vì chỉ phụ thuộc vào các khóa đào tạo chính thức của doanh nghiệp, nhiều quản lý chủ động áp dụng các hình thức đào tạo nội bộ trong công việc để giúp nhân viên học hỏi ngay trong quá trình làm việc.

Khi biết cách sử dụng các hình thức đào tạo phù hợp, người quản lý có thể giúp đội nhóm phát triển năng lực liên tục, đồng thời cải thiện hiệu suất công việc trong môi trường làm việc thực tế.

Đào tạo nội bộ là một năng lực quan trọng của người quản lý

Trong nhiều doanh nghiệp, đào tạo nội bộ thường được hiểu là các chương trình đào tạo do HR hoặc L&D tổ chức. Tuy nhiên, phần lớn việc học trong tổ chức thực tế lại diễn ra trong quá trình làm việc hàng ngày.

Ví dụ:

• Một quản lý hướng dẫn nhân viên mới cách thực hiện công việc.
• Một trưởng nhóm chia sẻ kinh nghiệm xử lý tình huống với khách hàng.
• Một quản lý hỗ trợ nhân viên cải thiện cách làm việc sau khi phản hồi.

Những hoạt động này đều là đào tạo nội bộ trong đội nhóm.

Trên thực tế, nhiều nghiên cứu về học tập trong tổ chức cho thấy phần lớn kiến thức và kỹ năng của nhân viên được hình thành thông qua trải nghiệm trong công việc. Điều này có nghĩa là người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường học tập cho đội nhóm.

Khi quản lý biết cách sử dụng các phương pháp đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp, họ có thể giúp nhân viên:

• Học nhanh hơn khi bắt đầu công việc mới.
• Cải thiện kỹ năng thông qua phản hồi liên tục.
• Phát triển năng lực thông qua các dự án thực tế.

Đây cũng là lý do nhiều tổ chức khuyến khích quản lý phát triển năng lực huấn luyện và đào tạo nhân viên trong công việc.

>> Đào tạo nội bộ là gì?

Các hình thức đào tạo nội bộ giúp quản lý phát triển đội nhóm

Có nhiều hình thức đào tạo nội bộ mà quản lý có thể áp dụng để phát triển đội nhóm của mình. Mỗi hình thức phù hợp với một mục tiêu đào tạo và một giai đoạn phát triển năng lực khác nhau.

Việc hiểu rõ các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến giúp quản lý lựa chọn cách tiếp cận phù hợp với từng tình huống trong công việc.

Training trên công việc

Training trên công việc là một trong các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến nhất trong quản lý đội nhóm. Đây là phương pháp đào tạo diễn ra trực tiếp trong quá trình làm việc.

Thay vì chỉ giao nhiệm vụ, người quản lý hướng dẫn nhân viên cách thực hiện công việc thông qua việc:

• Giải thích mục tiêu của nhiệm vụ.
• Hướng dẫn các bước thực hiện.
• Quan sát cách nhân viên thực hiện công việc.
• Đưa ra phản hồi để cải thiện.

Ví dụ, khi một nhân viên mới tham gia đội nhóm, quản lý có thể hướng dẫn từng bước cách xử lý một quy trình công việc cụ thể. Nhân viên vừa thực hiện công việc vừa học cách làm đúng.

Ưu điểm của đào tạo nội bộ trong công việc là nhân viên học thông qua trải nghiệm thực tế. Điều này giúp họ hiểu rõ cách áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày.

Chia sẻ kinh nghiệm trong đội nhóm

Một trong những hình thức đào tạo nội bộ cho đội nhóm khá hiệu quả là tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm giữa các thành viên.

Trong các buổi chia sẻ này, quản lý có thể khuyến khích nhân viên trao đổi về:

• Cách xử lý các tình huống khó trong công việc.
• Kinh nghiệm làm việc hiệu quả.
• Bài học từ những dự án đã triển khai.

Những buổi chia sẻ như vậy giúp đội nhóm học hỏi từ kinh nghiệm thực tế của nhau. Đồng thời, quản lý cũng có thể nhận diện những cách làm hiệu quả để nhân rộng trong đội nhóm.

Đây là một phương pháp đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp giúp phát triển văn hóa học tập trong tổ chức.

Workshop nội bộ để giải quyết vấn đề công việc

Workshop nội bộ là một mô hình đào tạo nội bộ được nhiều quản lý áp dụng khi đội nhóm cần cùng nhau giải quyết một vấn đề cụ thể.

Khác với các buổi họp thông thường, workshop thường tập trung vào việc phân tích tình huống và tìm giải pháp.

Ví dụ, quản lý có thể tổ chức workshop khi đội nhóm gặp các vấn đề như:

• Phối hợp công việc giữa các bộ phận chưa hiệu quả.
• Quy trình làm việc còn nhiều bước không cần thiết.
• Khách hàng có nhiều phản hồi tiêu cực.

Trong workshop, các thành viên có thể cùng nhau phân tích nguyên nhân của vấn đề và đề xuất giải pháp cải thiện. Điều này giúp đội nhóm học cách giải quyết vấn đề một cách hệ thống.

Coaching nhân viên trong quá trình làm việc

Coaching là một trong những phương pháp đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp giúp phát triển năng lực cá nhân của nhân viên.

Thay vì chỉ đưa ra lời khuyên, người quản lý sử dụng các câu hỏi để giúp nhân viên tự suy nghĩ và tìm ra giải pháp.

Ví dụ, khi một nhân viên gặp khó khăn trong công việc, quản lý có thể hỏi:

• Em đang gặp khó khăn ở bước nào?
• Em đã thử những cách nào để giải quyết?
• Em nghĩ giải pháp nào có thể hiệu quả hơn?

Thông qua coaching, nhân viên có cơ hội suy nghĩ sâu hơn về công việc của mình. Điều này giúp họ phát triển khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết định.

>> Khóa Coaching Skills For Manager

Học thông qua dự án (Action learning)

Action learning là hình thức đào tạo thông qua việc giải quyết một dự án thực tế trong công việc. Đây là một trong các hình thức đào tạo nội bộ giúp phát triển năng lực đội nhóm khá hiệu quả.

Ví dụ, người quản lý có thể giao cho đội nhóm một dự án như:

• Cải thiện quy trình làm việc của bộ phận.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Tối ưu hóa thời gian xử lý công việc.

Trong quá trình thực hiện dự án, các thành viên phải phối hợp với nhau để tìm ra giải pháp. Qua đó, họ học cách phân tích vấn đề, ra quyết định và cải thiện cách làm việc.

Đây là một mô hình đào tạo nội bộ giúp kết nối trực tiếp giữa việc học và kết quả công việc.

>> Quy trình đào tạo nội bộ 

Ví dụ nội dung đào tạo nội bộ mà quản lý có thể trực tiếp triển khai cho đội nhóm

Trong thực tế, khi triển khai các hình thức đào tạo nội bộ, người quản lý không nhất thiết phải xây dựng những buổi đào tạo quá lớn hoặc quá học thuật. Phần lớn hoạt động đào tạo cho đội nhóm diễn ra ngay trong công việc hàng ngày, xoay quanh việc hướng dẫn nhân viên làm tốt hơn một nhiệm vụ, một quy trình hoặc một cách phối hợp cụ thể.

Nói cách khác, quản lý không chỉ giao việc mà còn cần biết cách dạy nhân viên cách làm việc hiệu quả. Đây là điểm rất quan trọng, vì nhiều vấn đề về hiệu suất đội nhóm không xuất phát từ thái độ mà đến từ việc nhân viên chưa được hướng dẫn đủ rõ, chưa hiểu tiêu chuẩn công việc hoặc chưa có cơ hội học từ người quản lý trực tiếp.

Với góc nhìn đó, nội dung đào tạo nội bộ trong công việc mà quản lý có thể triển khai thường tập trung vào những năng lực thực thi hằng ngày của đội nhóm, chẳng hạn như:

• Hướng dẫn nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc và kết quả cần đạt.
• Hướng dẫn cách thực hiện công việc theo đúng quy trình hoặc tiêu chuẩn.
• Chia sẻ cách ưu tiên công việc và quản lý tiến độ cá nhân.
• Kèm cặp cách xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc.
• Hướng dẫn cách phối hợp với đồng nghiệp hoặc bộ phận liên quan.
• Phản hồi để nhân viên điều chỉnh cách làm và cải thiện kết quả.
• Chia sẻ kinh nghiệm, bài học thực tế sau một dự án, một ca làm việc hoặc một tình huống cụ thể.

Điểm cần lưu ý là những nội dung này không nên được triển khai theo kiểu nói lý thuyết chung chung. Khi áp dụng các phương pháp đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp, quản lý nên bám vào công việc thật mà nhân viên đang làm, vấn đề thật mà đội nhóm đang gặp và tiêu chuẩn kết quả mà công việc yêu cầu. Khi đó, đào tạo mới thực sự có ý nghĩa với người học và dễ chuyển thành thay đổi trong hành vi làm việc.

Ví dụ, thay vì nói chung về “kỹ năng giao tiếp”, quản lý có thể hướng dẫn nhân viên cách trao đổi thông tin khi bàn giao việc. Thay vì nói rộng về “kỹ năng giải quyết vấn đề”, quản lý có thể cùng nhân viên phân tích một lỗi vừa xảy ra trong công việc và hướng dẫn cách xử lý tốt hơn ở lần sau. Cách tiếp cận này giúp các hình thức đào tạo nội bộ trở nên gần với thực tế hơn và hỗ trợ trực tiếp cho việc phát triển đội nhóm.

Vì vậy, khi nói đến hình thức đào tạo nội bộ cho quản lý, điều quan trọng không nằm ở việc quản lý dạy bao nhiêu chủ đề, mà nằm ở việc họ có giúp nhân viên học tốt hơn từ chính công việc hằng ngày hay không.

Khi nào quản lý nên áp dụng từng hình thức đào tạo nội bộ

Việc lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu phát triển đội nhóm.

Ví dụ:

Tình huống	Hình thức đào tạo nội bộ phù hợp
Nhân viên mới bắt đầu công việc.	On-the-job training.
Đội nhóm cần học hỏi kinh nghiệm.	Chia sẻ nội bộ.
Đội nhóm gặp vấn đề trong công việc.	Workshop.
Nhân viên cần phát triển kỹ năng.	On-the-job coaching.
Đội nhóm cần cải thiện hiệu suất.	Học thông qua dự án.

Khi hiểu rõ các hình thức đào tạo nội bộ, người quản lý có thể linh hoạt lựa chọn phương pháp phù hợp với từng tình huống trong công việc.

Kết hợp nhiều hình thức đào tạo nội bộ để phát triển đội nhóm

Trong thực tế, việc phát triển nhân viên thường không chỉ dựa vào một phương pháp đào tạo duy nhất. Nhiều quản lý kết hợp nhiều phương pháp đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp để tạo ra môi trường học tập liên tục cho đội nhóm.

Ví dụ, một quản lý có thể:

• Hướng dẫn nhân viên trong quá trình làm việc.
• Tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm.
• Coaching khi nhân viên gặp khó khăn.
• Triển khai các dự án cải tiến.

Khi các hình thức đào tạo được kết hợp với nhau, việc học sẽ diễn ra liên tục trong công việc. Điều này giúp đội nhóm phát triển năng lực một cách bền vững và cải thiện hiệu suất làm việc theo thời gian.

Khi người quản lý biết cách áp dụng các hình thức đào tạo nội bộ phù hợp, họ không chỉ giúp nhân viên phát triển năng lực mà còn xây dựng một đội nhóm làm việc hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày.